????如果你的公司被起訴,，那么像“我們會用與平常不同的方式處理”這樣出現(xiàn)在電子郵件中的句子就會帶來麻煩。有6種方式來降低這種風險,。

????作者：Anne Fisher

????親愛的安妮(Annie)：我在一家中等規(guī)模公司的人力資源部門工作,，現(xiàn)在，一名被解雇了的員工起訴我們公司對他有年齡歧視,。他的律師發(fā)出了查詢請求,，包括要查詢在特定時間段內(nèi)公司的某些經(jīng)理收發(fā)的全部電子郵件，這使公司上下一片混亂,。我們公司的律師說,，我們需要改進電子郵件政策，因為公司現(xiàn)在只有一個正式通知,，即電腦系統(tǒng)屬于公司,，公司可以隨時對其進行監(jiān)控。

????我的問題是,，更加細化的政策會起作用嗎,？告訴大家在電子郵件中什么可以說和什么不可以說，會影響他們的日常做法嗎,？我很懷疑這一點,。我很想知道你和你的讀者是怎么想的?！?strong>無名氏（No Name, Please）

????親愛的無名氏：安德里亞?伯納德(Andrea Bernard)說,，幾年前，法院開始把電子郵件和手機短信歸入“文件”的范疇，“我們收到成千上萬的電子查詢請求,，其數(shù)量與訴訟公司的案件數(shù)量差不多,。”伯納德是位于美國密歇根州大湍流市華納諾克羅斯＆賈德律師事務所(Warner Norcross & Judd)的合伙人,，她專門受理勞動法和訴訟案件,。

????伯納德專門為雇主提供有關(guān)電子郵件政策的建議，她表示：“很遺憾,，人們寫電子郵件時通常很粗心。人們在郵件中寫一些內(nèi)容,，他們絕不想把這些內(nèi)容印到有公司抬頭的紙張上,。而現(xiàn)在，兩者等同,?！?/p>

????伯納德說，使情況變得更加復雜的是,，“人們下班后,，會把筆記本電腦和手機帶回家，這表明,，他們甚至很可能已經(jīng)忘記了這些東西并不屬于他們,。” “這是我的筆記本電腦”,， 這種擁有的感覺看起來同樣也會使人們傾向于忽略你提到的標準保密規(guī)定：“當自己的一封普通電子郵件被找出,，尤其是作為訴訟案中的證據(jù)被找出時，員工們通常都會感到很震驚,?！?/p>

????員工們可能也不知道，律師經(jīng)常雇傭法院的電腦專家從大量的電子郵件中搜尋有力證據(jù),，比如特定的詞和短語,。舉幾個例子：“我不應該把它寫出來，但是……”,；“我們將通過與平常不同的方式來處理……”,；“看后請刪除這封郵件?！辈{德說：“我最喜歡最后一句,，尤其是發(fā)送者還把它群發(fā)給100個人的時候?！?/p>

????伯納德與你的觀點一致,，她也認為期望制定出“涵蓋所有可能性的電子郵件政策”這種想法是不現(xiàn)實的。她說：“但是，你應給員工提出宏觀的指導原則,。比如：你不希望被媽媽,、《華爾街日報》記者以及12位陪審團成員看到的內(nèi)容，就不要寫在電子郵件里,?！?/p>

????制定有效電子郵件政策的其他六條建議：

????1、成文規(guī)定,。成文的政策應該突出現(xiàn)行的保密規(guī)定,，并且聲明此政策對一切電子通信工具有效，包括筆記本電腦和黑莓手機,。然后確保員工人手一份,，并鼓勵他們對不清楚的地方提出疑問。

????2,、禁止歧視性和騷擾性的電子郵件,。伯納德說：“你工作的公司可能已經(jīng)有禁止在辦公室休息區(qū)的粗俗幽默和騷擾行為的規(guī)定，你最好寫明此規(guī)定對電子郵件和短信同樣生效,?！?/p>

????3、建議電子郵件中不要做出實質(zhì)性的評斷,。伯納德說：“讓每一個人在寫電子郵件時都要有事實根據(jù),，這樣就可以最大程度地降低風險。當有人開始添加個人觀點時,，如‘太傻了’或‘這次我們真的搞砸了’,，就會陷入真正的麻煩?！彼a充道：“在電子郵件中從不指責他人,。”比如“特里(Terry)又做了一個很蠢的決定,?！辈{德表示：“這些指責最后可能會反過來對公司不利，并產(chǎn)生相關(guān)責任,?！?/p>

????4、鼓勵避免“總結(jié)性的”語言,。“這可以被視作掠奪性定價……”或“這會讓我們擔責任……”像這樣的語句永遠不要出現(xiàn)在電子郵件里,。在法庭上，對方律師會迅速捕捉到這些話語,，哪怕你只是隨便一說,。

????5,、提醒員工在點擊“發(fā)送”前要數(shù)到100。在電子郵件里斗氣可能會在訴訟案中加強對方攻擊的火力,。伯納德說：“當時寫下氣憤的語句是可以的,，但是你應該建議大家坐下來冷靜冷靜，心平氣和地重審一遍電子郵件內(nèi)容,，然后再發(fā)送,。”

????6,、不鼓勵任意的復制與轉(zhuǎn)發(fā),。建議大家只把郵件轉(zhuǎn)發(fā)給真正需要看這封郵件的人（這樣還能減輕收件箱的負擔）。如果你收到了一封看起來有問題的郵件,，比如,，一名同事稱有人違反了政府規(guī)定。伯納德建議這樣回復：“謝謝你告知我們,。我們會研究處理的?！比缓罅⒓窗堰@封郵件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)負責的經(jīng)理,，而不要發(fā)給其他任何人。

????總的來說,，我們不可能監(jiān)控每一封電子郵件,，所以伯納德說：“經(jīng)理必須時刻警覺?？吹揭环獯朕o不當?shù)泥]件時,，要找到發(fā)件人，提醒他/她這可能會引起麻煩,?！?/p>

????她補充道：“謹記，政策越細化,、越復雜,，越難以讓員工遵守。比如,，我們不建議在政策中加入這樣的條款：‘不要用公司的電腦做工作以外的事情’”為什么不這樣做,？伯納德解釋道：“讓每一個人都遵守這條規(guī)定是不現(xiàn)實的，所以最好不要提出這樣的要求,；如果一定要提,，那么公司上至首席執(zhí)行官都要遵守，我奉勸你最好不要這樣做,?！?/p>