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擺脫干擾
????由于受到接二連三的干擾、鋪天蓋地的信息和令人厭煩的技術(shù),，知識(shí)工人需要幫助,。本文可當(dāng)作他們的生存指南。 ????作者: Ellen McGirt ????在似乎既掌握了網(wǎng)絡(luò)世界（和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)世界）,、又有人付錢讓他給我們破解其中奧妙的為數(shù)不多的佼佼者當(dāng)中,，克萊?舍基（Clay Shirky）可以算得上是一個(gè)。舍基在紐約大學(xué)給研究生上互動(dòng)通信課,；他在網(wǎng)上發(fā)表的文章引來(lái)無(wú)數(shù)的點(diǎn)擊,；他還忙于提供技術(shù)咨詢，客戶包括諾基亞公司（Nokia）和國(guó)會(huì)圖書館,。 ????然而,，由于數(shù)字時(shí)代無(wú)窮的干擾──電子郵件、智能電話,、在博客空間里消磨時(shí)間,，等等──舍基最近在寫一份重要的著作提綱時(shí)，竟然無(wú)法動(dòng)筆,，直到有一天,，發(fā)現(xiàn)自己在從布魯克林的家到曼哈頓紐約大學(xué)的 R 線地鐵上找到了合適之處?！巴蝗婚g,，我來(lái)了靈感,。”他說(shuō),?！拔蚁耄蓡岱且F(xiàn)在下車呢,？”他坐著地鐵隆隆地穿過(guò)曼哈頓又回到了昆斯區(qū),。多坐了 32 站（來(lái)回各 16 站）之后，他得意洋洋地走出了地鐵,。得分情況: 舍基得 1 分,，外界干擾 0 分。 ????克萊?舍基干得不錯(cuò),。但是,，如果就連這位一流技術(shù)人才為了完成工作都不得不跑到紐約地鐵里，躲開(kāi)數(shù)字世界的干擾（而且這種情況也不會(huì)長(zhǎng)了,，因?yàn)楫?dāng)局正在計(jì)劃把無(wú)線信號(hào)接入地鐵）,，可見(jiàn)現(xiàn)在的工作環(huán)境亂了套。 ????當(dāng)然,，這并不是說(shuō)完成每天的工作向來(lái)很容易,。你的第一個(gè)上司會(huì)明確無(wú)誤地告訴你: 這就是稱其為“工作”的道理。從前,，上下級(jí)關(guān)系一目了然,，需要完成的任務(wù)內(nèi)容直截了當(dāng)，可是現(xiàn)在我們面對(duì)的卻是扁平的組織結(jié)構(gòu)和紛亂的公司事務(wù),，人們更加注重工作結(jié)果而不是完成工作的過(guò)程,。數(shù)字化工具是在這種環(huán)境下生存的基本保證，但它們也可能極大地分散了人們的注意力,。 ????那么,，現(xiàn)代知識(shí)工人怎樣才能在這些防不勝防的干擾和彼此沖突的當(dāng)務(wù)之急中趟出一條適合自己的路來(lái)呢？有一個(gè)簡(jiǎn)單的答案: 找出真正值得花精力去做的事,，并決定什么時(shí)候去做,。做到這一點(diǎn)絕非易事。 ????根據(jù)加利福尼亞大學(xué)伯克利分校信息管理與系統(tǒng)學(xué)院（School of Information Management and Systems）的一次調(diào)查,，2002 年,，全世界總共收發(fā)了 40 萬(wàn) T（1T 等于 100 萬(wàn)兆──譯注）的郵件，相當(dāng)于 4 萬(wàn)個(gè)國(guó)會(huì)圖書館的藏書量,。（這僅僅是 2002 年的統(tǒng)計(jì),；此后其數(shù)量只會(huì)有增無(wú)減,。）電話的狀況同樣如此,，因?yàn)楝F(xiàn)在無(wú)論你在何處,，電話都能找到你──2002 年通過(guò)電話傳遞的信息相當(dāng)于 1,700 萬(wàn) T。這些信息交流中有多少是通過(guò)郵件傳遞的下流笑話或是證券經(jīng)紀(jì)人貿(mào)然打來(lái)的電話,？天曉得,。而且等到不勝其煩的辦公室一族一切明白過(guò)來(lái)的時(shí)候，為時(shí)已晚,。對(duì)那些總是保持與外界聯(lián)系的人來(lái)說(shuō),，郵件主題詞和來(lái)電顯示遠(yuǎn)遠(yuǎn)起不到將其拒之門外的作用。 ????人的本性也對(duì)此束手無(wú)策,?！霸诤艽蟪潭壬希覀兪亲骼O自縛,?！鄙峄f(shuō)，“我們不愿意通過(guò)信件告訴同事或上司現(xiàn)在沒(méi)有時(shí)間,，因?yàn)殡S時(shí)聽(tīng)命是上司喜歡的姿態(tài),。”隨叫隨到方能顯示效率,。不停地發(fā)郵件或者打電話能產(chǎn)生一種油然而生的緊迫感和地位感,，更不要說(shuō)那瞬間產(chǎn)生的成就之快感。它使你覺(jué)得這就是工作,。但是,，除非你的工作性質(zhì)就是等著別人來(lái)打攪──如巡警和銷售代表──否則，你就是在受工作的擺布,。 ????問(wèn)題的關(guān)鍵是,，要正確區(qū)分哪些工作需要馬上做，哪些是知識(shí)工作,、需要通過(guò)縝密的思考才能完成,。20 世紀(jì) 90 年代要求白領(lǐng)工人做到“三頭六臂”──同時(shí)做好幾件事來(lái)提高工作效率（對(duì) 90 年代萬(wàn)能媽媽的要求甚至更高）。這個(gè)詞是從人們對(duì)電腦的概念中搬來(lái)的: 認(rèn)為電腦可以同時(shí)做幾件事,，但事實(shí)證明這種想法是錯(cuò)誤的,。其實(shí)，大多數(shù)電腦都是按順序操作,，每次只做一件事情,，就像人一樣。只是速度快得多,，而且不會(huì)抱怨罷了,。 ????在自己熟悉和相對(duì)簡(jiǎn)單的工作之間換來(lái)?yè)Q去，并不耗費(fèi)多少精力──就像一邊打電話，一邊往洗衣機(jī)里塞待洗的衣物,，可以一心二用,。但是，一項(xiàng)由密執(zhí)安大學(xué)和聯(lián)邦航空管理局（FAA）心理學(xué)家在 2001 年發(fā)表的,、廣為引用的研究結(jié)果發(fā)現(xiàn),，在更為復(fù)雜和自己不熟悉的工作之間轉(zhuǎn)換，會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力,。這就是為什么開(kāi)車時(shí)打電話非常危險(xiǎn),，因?yàn)槟銓?duì)哪一件都不能專心致志，一旦掌握不好,，其中的一件事就可能產(chǎn)生嚴(yán)重后果,。 ????在工作中，知道在什么時(shí)候,、如何集中精力同樣至關(guān)重要,，盡管由于注意力不集中而可能受到影響的僅僅是工作效率?！奥斆鞯乃囆g(shù),，”哲學(xué)家威廉?詹姆斯（William James）在一百多年前就寫道，“就是懂得忽略的藝術(shù),?！惫镜母吖苋藛T通常都有人幫助他們做這些事，對(duì)電話和郵件進(jìn)行甄別,，但其他人就得自己動(dòng)手了,，例如，讓打進(jìn)來(lái)的電話留言,，或者暫時(shí)不看收件箱（舍基說(shuō): “那些要求客戶一發(fā)來(lái)郵件就通知自己的人,，從一開(kāi)始就沒(méi)有工作效率”）。不過(guò),，大多數(shù)人遲早都會(huì)處理收到的郵件,，而且通常都是趕早不趕晚。 ????當(dāng)然,，除非這些由先進(jìn)技術(shù)產(chǎn)生的外來(lái)干擾可以用……技術(shù)手段排除,。此刻，我坐在埃里克?霍維茨（Eric Horvitz）在微軟研究集團(tuán)公司的辦公室里,，這家集團(tuán)不僅地處公司在華盛頓州雷德蒙德總部的中心,，它也是微軟公司的中樞?；艟S茨是適應(yīng)系統(tǒng)與互動(dòng)部門（Adaptive Systems and Interaction Group）的研究部經(jīng)理,，該部門專門從事注意力,、學(xué)習(xí)和記憶力方面的研究。 ????霍維茨及其手下研究的課題是如何能夠排除由電話,、電子郵件和隨時(shí)出現(xiàn)的短信而引起額外負(fù)擔(dān)的方法,。他們向我介紹了幾種不同的系統(tǒng)樣本，它們雖然在理論上都完美無(wú)缺,，卻沒(méi)讓人覺(jué)得有什么實(shí)質(zhì)性的突破──例如: 新設(shè)計(jì)的臺(tái)式電腦桌面能幫你給文件“歸檔”,，使你能夠看到它們,，以便在打開(kāi)另一個(gè)屏幕或文檔后不會(huì)忘記閱讀這些文件,。 ????不過(guò)，能讓我多少有些興趣的是那些所謂比我還了解我自己的機(jī)器,。微軟公司的最終目標(biāo)是,，發(fā)明一套能夠判斷哪些信息和電話需要馬上進(jìn)行處理、哪些不用馬上處理的過(guò)濾工具,。（微軟公司希望這種在 Windows Vista 操作系統(tǒng)上運(yùn)行的第一代軟件今年秋季就能上市,。）為了做到這一點(diǎn)，霍維茨及其手下正在設(shè)法搞清楚工作人員心目中所謂“忙碌”的含義,。為此,，他們建立了一個(gè)龐大的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，1.2 萬(wàn)多名微軟雇員一直在使用一種軟件樣板來(lái)提供有關(guān)的詳細(xì)信息,，包括“可以打斷工作”的條件（例如,，隨時(shí)可以接上級(jí)經(jīng)理、直接下屬和母親打來(lái)的電話）,，以及如何在日歷上做出表示正在工作的標(biāo)記（例如,，可以在屏幕上顯示出“艾倫正在開(kāi)會(huì)，請(qǐng)勿打攪”的字樣）,。這些信息正在按照工作性質(zhì)的不同加以分類,，然后為銷售人員、軟件編碼員,、經(jīng)理等不同工種設(shè)計(jì)不同的默認(rèn)設(shè)置,。 ????然而，這種系統(tǒng)的能力將取決于軟件對(duì)用戶工作狀況進(jìn)行一段時(shí)期的觀察所獲取的信息,。它不僅能核定文本的格式和內(nèi)容──比如具體指明的時(shí)間或即將參加的活動(dòng),，還能考慮發(fā)件人和收件人之間的關(guān)系、保持通信關(guān)系多久了,、經(jīng)常接聽(tīng)哪些電話,，甚至還包括當(dāng)信息進(jìn)來(lái)時(shí)你通常在屋子里的什么位置上。這些都需要“老大哥”（原指對(duì)人民嚴(yán)加監(jiān)管的獨(dú)裁者──譯注）幫一點(diǎn)忙: 話筒能聽(tīng)出你的聲音,，攝像頭能隨著你眼睛移動(dòng)的方向轉(zhuǎn),、看你在注意什么。該系統(tǒng)運(yùn)用統(tǒng)計(jì)方法就能確定哪些電話、電子郵件和即時(shí)信息可以打斷你工作,，哪些不可以,。 ????在數(shù)字化信息泛濫的時(shí)代，兜售新技術(shù)并非易事──尤其是那些發(fā)明當(dāng)代最招人煩的數(shù)字騷擾產(chǎn)品的公司,。（“你好像是在干什么大事,，”O(jiān)ffice 軟件里彈出來(lái)的這個(gè)小家伙似乎在說(shuō)，“我能打攪你一下嗎,？”）不過(guò),，霍維茨打保票說(shuō)，未來(lái)的技術(shù)都是以人為本,，而不是什么花里胡哨的玩意兒,，所以不會(huì)怎么打攪人們的工作?！斑@個(gè)項(xiàng)目的目的是開(kāi)發(fā)一些真正能夠幫助我們提高效率,、更好地享受生活的好產(chǎn)品?！?/p> ????其實(shí),，歷史證明，用于工作的一些新技術(shù)在誕生伊始都令人感到陌生或者妨礙工作,，但它們最終會(huì)成為人們信賴的工具,。一方面，隨著時(shí)間的推移,，這些技術(shù)會(huì)日趨完善,；另一方面，人具有適應(yīng)能力,，特別是歷經(jīng)一兩代人之后,。適應(yīng)的關(guān)鍵常常在于我們是否合理安排了自己的工作。舊式的家庭農(nóng)場(chǎng),、行業(yè)公會(huì)和用蒸汽機(jī)做動(dòng)力的工廠要么被淘汰,，要么接受改造，以適應(yīng)新技術(shù)?，F(xiàn)在,，朝九晚五這種傳統(tǒng)的上班方式正在經(jīng)歷一場(chǎng)痛苦的變革。 ????這種現(xiàn)象在克萊?舍基這樣的自由職業(yè)者當(dāng)中尤為突出,，在谷歌（Google）或 JetBlue 這類相對(duì)新興的企業(yè)中也很典型（它們的客戶服務(wù)代表就在家里接業(yè)務(wù)電話）,。一些著名的大型企業(yè)也同樣感受到需要改變現(xiàn)行工作方式的壓力。美國(guó)總部設(shè)在特拉華州威爾明頓市的英國(guó)－瑞典制藥巨頭阿斯利康公司（AstraZeneca）于 1999 年合并后,，就開(kāi)始在工人當(dāng)中展開(kāi)調(diào)研,?！爱?dāng)時(shí)我們面臨著一系列的挑戰(zhàn)，”公司負(fù)責(zé)工作環(huán)境的高級(jí)經(jīng)理安德里亞?穆塞爾（Andrea Moselle）說(shuō),，“這不單單是把兩家公司合二為一的問(wèn)題──而是兩種不同文化的融合,。”單靠部門劃分不能解決什么問(wèn)題: 該公司在美國(guó)的 12,000 名雇員當(dāng)中,，現(xiàn)場(chǎng)銷售代表就超過(guò) 5,000 人,。 ????由于許多現(xiàn)場(chǎng)銷售代表在家里工作或者連續(xù)幾天出差在外，所以被視為救星的技術(shù)剛出現(xiàn)的時(shí)候,，他們根本用不上,。對(duì)此，他們?cè)孤曒d道,?！拔覀兠恐芏家ハ鄠鬟f厚厚的一摞資料,，”阿斯利康公司腫瘤部門地區(qū)銷售經(jīng)理,、手下有七名銷售代表的卡麗?克倫茨（Carrie Krentz）說(shuō)道，“沒(méi)有寬帶的日子實(shí)在不堪回首,?！睕](méi)過(guò)幾年時(shí)間，一切就都變了樣,。目前,，所有的現(xiàn)場(chǎng)銷售代表，甚至那些在農(nóng)村地區(qū)的人員,，都能用上寬帶,，有些還開(kāi)始使用微型手提電腦，這樣更加便于他們?cè)诔霾钔局刑幚砦募?/p> ????這次調(diào)研也表明,，工人們感到生活牽扯了他們的精力,，存在例如撫養(yǎng)孩子、照看老人和提高業(yè)務(wù)水平等問(wèn)題,?！肮蛦T們不斷地跟我們反映，只有實(shí)行彈性工作制才能提高效率,?！蹦氯麪栒f(shuō)。技術(shù)能使大家分擔(dān)工作,、縮短工時(shí)和遠(yuǎn)程工作等問(wèn)題得以解決并且正規(guī)化,。但按照經(jīng)常接受調(diào)研的阿斯利康公司雇員的說(shuō)法，影響工作成績(jī)的最大障礙是開(kāi)會(huì),。開(kāi)會(huì)太多而且時(shí)間太長(zhǎng),，尤其是星期五的會(huì)議,，簡(jiǎn)直就是彈性工作制這一美好事物的殺手。于是,，這類會(huì)議當(dāng)即被取消了,。 ????并不是所有的人都有幸能在這種管理開(kāi)明、靈活寬松,、技術(shù)嫻熟的準(zhǔn)斯堪的納維亞式環(huán)境里工作,。（就連那些已經(jīng)在這種環(huán)境下工作的人都得設(shè)法從這種開(kāi)明、靈活中殺出一條路來(lái),。）因此,，時(shí)間管理咨詢業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。時(shí)間管理并不是什么新玩意: 數(shù)百年來(lái),，企業(yè)老板,、律師以及其他專業(yè)人士一直設(shè)法在機(jī)械性工作和需要?jiǎng)幽X筋的工作之間尋找平衡。然而,，這種知識(shí)工作只是在 20 世紀(jì) 50 年代或 60 年代才變成一項(xiàng)群眾運(yùn)動(dòng),，現(xiàn)代時(shí)間管理行業(yè)也應(yīng)運(yùn)而生。 ????該行業(yè)的早期倡導(dǎo)者之一是從哈佛大學(xué)商學(xué)院畢業(yè)的艾倫?拉金（Alan Lakein）,。他的軟件咨詢公司在 60 年代末倒閉后,，他又發(fā)明了一種時(shí)間管理系統(tǒng)，并且在 1973 年出版的《如何掌握時(shí)間和生活》（How to Get Control of Your Time and Life）一書中對(duì)此進(jìn)行了詳細(xì)介紹,，這本書取得了巨大的成功,，現(xiàn)在仍在再版。20 世紀(jì) 80 年代后期,，哈佛大學(xué)商學(xué)院的另一位畢業(yè)生斯蒂芬?科維（Stephen Covey）寫的《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》（Seven Habits of Highly Effective People）一書使他脫穎而出,。（你能馬上說(shuō)出其中一個(gè)嗎？）當(dāng)今名氣最大的則是因《盡管去做──無(wú)壓力工作的藝術(shù)》（Getting Things Done）一書成名的戴維?艾倫（David Allen）,。不過(guò),，要干的事情還很多。有一個(gè)開(kāi)放源碼網(wǎng)站叫“自己動(dòng)手做計(jì)劃”（DIY Planner）,，它提供網(wǎng)上咨詢和免費(fèi)下載時(shí)間計(jì)劃表──早年流行的技術(shù)再度閃亮登場(chǎng),。甭管自稱能改變你生活方式的方法是什么，大多數(shù)人都有成箱成箱的記事本和日程安排簿,，上面記錄的全是我們無(wú)法實(shí)現(xiàn)“井然有序”的美好愿望的歷史,。 ????盡管這聽(tīng)上去有點(diǎn)像減肥行業(yè)一樣令人氣餒: 該行業(yè)中有好幾百人靠提供養(yǎng)生咨詢而致富，而數(shù)百萬(wàn)顧客花了錢后卻最終又把這些建議棄之一旁,。但是,，兩者之間還是有著令人鼓舞的不同之處。減肥專家往往會(huì)互相矛盾,，同時(shí)又回避一個(gè)基本事實(shí)（即,，減輕體重的最好方法是少吃多運(yùn)動(dòng)）,，而時(shí)間管理專家卻基本上觀點(diǎn)一致，認(rèn)為關(guān)鍵是要發(fā)明一種系統(tǒng),，能夠辨別什么事情必做不可,。更重要的是，要花時(shí)間認(rèn)真思考什么是你實(shí)際需要做的,。 ????做到這一點(diǎn)并非易事,，需要自我約束。做到自我約束很難,，尤其是面對(duì)鋪天蓋地的電子郵件和其他干擾的時(shí)候,。“這種新形勢(shì)不便于人們靜下心來(lái)考慮工作策略,?！毙首稍儙煛充N書作家朱莉?摩根斯頓（Julie Morgenstern）哀嘆道,。她的建議是: 為自己的思考權(quán)而戰(zhàn),。“人們總是誰(shuí)叫得最響就先應(yīng)付誰(shuí),。這就叫反應(yīng),。但是,，這種反應(yīng)并不明智,。”她說(shuō),，其實(shí)有一件我們都容易做到的事,，就是宣布在上班第一個(gè)小時(shí)里不看郵件?！笆占淅锶魏我环忄]件都可以等 59 分鐘以后再處理,。”她大笑道,，“我說(shuō)的是實(shí)話,。如果事情重要的話，他們會(huì)打電話或親自找上門來(lái)的,?！?/p> ????有趣的是，就連微軟公司的技術(shù)能人霍維茨也搞了一套這樣的戰(zhàn)略: 他妻子有權(quán)登錄他的日程簿,，安排家務(wù)事,，每周三下午她都要關(guān)閉霍維茨的電腦窗口兩小時(shí)，讓他有時(shí)間考慮問(wèn)題,?！拔蚁矚g這樣,！”他用手指了指天說(shuō)?！拔业玫搅怂伎嫉臋?quán)利,！” ????看上去很簡(jiǎn)單: 把文件歸檔，對(duì)上司說(shuō)不,，或者至少一到兩個(gè)小時(shí)不看電子郵件,。這樣你就會(huì)干得很出色。也許事情并不這樣簡(jiǎn)單,，那還有另一套方案: 盡可能從正在實(shí)施的人力資源策略,、新的歸檔系統(tǒng)和星期五沒(méi)有會(huì)的空檔中擠出時(shí)間來(lái)，真正地享受一下生活,，我指的是享受你自己的生活,。給我寫信，讓我知道你是怎么做的,。不過(guò),，可別指望我中午之前回信，因?yàn)槲乙驳米聛?lái)思考,。 ????譯者: 于少蔚 ? ????用五種方法保持頭腦清醒 ????這不是什么復(fù)雜的東西,。但是，這些簡(jiǎn)單的法則很有用,。 ????1. 少開(kāi)會(huì) ????調(diào)查表明,，大多數(shù)人認(rèn)為開(kāi)會(huì)最浪費(fèi)時(shí)間。會(huì)不宜多,，但要有日程,，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)，到點(diǎn)就結(jié)束,。除非有人要生孩子,，或使用技術(shù)是會(huì)議的主要內(nèi)容，否則就關(guān)掉手機(jī)和“黑莓”,。堅(jiān)決不發(fā)數(shù)字信息,。 ????2. 告訴技術(shù)，誰(shuí)是主子 ????其實(shí)眼下的許多設(shè)備和軟件都可以弄得不那么打攪人,。只需知道怎么設(shè)定就行了: 關(guān)掉通知有電子郵件進(jìn)來(lái)的信號(hào)聲,，建立一些文件夾，使進(jìn)來(lái)的信息自動(dòng)分流,。工作忙的時(shí)候,，發(fā)信息告訴別人什么時(shí)候才能聽(tīng)到你的回音。 ????3. 留給自己一點(diǎn)時(shí)間 ????拿出一小時(shí)的時(shí)間專門用來(lái)思考和安排每天的活動(dòng),。這項(xiàng)工作放在任何時(shí)候都行,，但最好是早上一開(kāi)始就做,。不接電話，不看郵件,，也不閑聊,。“如果有急事,，別人會(huì)來(lái)找你的,，”組織專家朱莉 摩根斯頓說(shuō)，“用這段時(shí)間從戰(zhàn)略的高度考慮你的工作,?！?/p> ????4. 要會(huì)說(shuō)不 ????“對(duì)不起”不是最強(qiáng)硬的字眼──“不”才是。如果你不說(shuō)“不”,，以免惹惱同事或缺乏耐心的上司,，你的工作負(fù)擔(dān)立即就會(huì)加重，并且會(huì)干擾更重要的事情,。先集中精力完成明確交給你的目標(biāo),。在安排日程時(shí)也要考慮給家人和自己留出一點(diǎn)時(shí)間。滿腦子都是工作的雇員比妥善安排私人生活的雇員更有可能覺(jué)得自己的負(fù)擔(dān)太重,。 ????5. 要會(huì)刪除 ????調(diào)查表明,，我們每天要在無(wú)效勞動(dòng)上浪費(fèi) 20% 的時(shí)間。要把必須要干但又不會(huì)對(duì)工作帶來(lái)長(zhǎng)期后果的事情刪掉一些,，或是交給別人去干,。心腸要硬。工作忙的時(shí)候,，不要讓滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)碾娮邮占溆绊懩愕纳钚判?。在看郵件時(shí)，立刻就決定是刪除,、存檔或是每封都回復(fù)──哪怕是說(shuō)一句“過(guò)后我會(huì)就這事再與你聯(lián)系”。 相關(guān)稿件
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