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“紙張?jiān)谖业娜粘９ぷ髦凶饔貌淮??！?
????作者: Bill Gates ????── 比爾?蓋茨，美國微軟公司董事長兼首席軟件設(shè)計(jì)師 ????回顧 30 年前微軟（Microsoft）創(chuàng)業(yè)之初,，可以發(fā)現(xiàn)工作方式已經(jīng)發(fā)生了令人難以置信的變化,。我們真的已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了我所說的“數(shù)字化工作方式”了。 ????在我的辦公室,，你會發(fā)現(xiàn)很少使用紙張,。我的辦公桌上有三個顯示屏,，它們相互連接，共同構(gòu)成一個工作平臺,。我可以在它們之間來回拖動任何項(xiàng)目,。一旦采用了這樣的大屏幕工作區(qū)，你肯定不愿再放棄它,，因?yàn)樗苯佑绊懙侥愕墓ぷ餍?。左邊的顯示屏是我的電子郵件窗口，中間通常是我正在閱讀和回復(fù)的郵件,，而我的瀏覽器在右手邊的顯示屏,。使用這種布局，我可以在做一件事的同時觀察到新到的東西,，可以在一封電子郵件顯示在面前的同時打開與這封郵件相關(guān)的鏈接,。 ????在微軟公司，電子郵件是首選的溝通媒介,，勝過電話,、文件、博客,、公告板甚至?xí)h（語音郵件和傳真事實(shí)上整合進(jìn)了我們的電子郵件收件箱）,。我每天都收到大約 100 封電子郵件。我們使用過濾程序,，使收到的信件數(shù)量保持在這一水平──來自跟我有過通信往來的任何人的所有電子郵件，來自微軟,、英特爾（Intel）,、惠普（HP）及所有其他伙伴公司的所有電子郵件，以及來自所有我認(rèn)識的人的電子郵件,，都直接進(jìn)入我的信箱,。來自不在我的允許名單上的公司或者我不認(rèn)識的個人的任何電子郵件，我向來只閱讀助手的評論,。這樣我就能知道人們贊美我們什么,，抱怨什么，以及要求什么,。 ????我們現(xiàn)在所處的景況是,，面臨的挑戰(zhàn)并不是如何有效地使用電子郵件溝通，而是如何確保把時間花在最有意義的電子郵件上,。我使用“收件箱規(guī)則”（in-box rules）和搜索文件夾這樣的工具,，根據(jù)內(nèi)容和重要程度對郵件加以標(biāo)示和分組。我不怎么使用待做事項(xiàng)清單（to-do list）,，而是使用電子郵件,、桌面文件夾和我的在線日程表,。因此，走向辦公桌時,，我就可以把注意力放在我曾經(jīng)做過重要標(biāo)記的電子郵件,，并查看監(jiān)視具體項(xiàng)目和博客的文件夾。 ????Outlook 也有一個小的通知圖標(biāo),，有新郵件進(jìn)入郵箱時,，它就會顯示在屏幕右下角。我們叫它“打招呼”,。除非我看到它是關(guān)于一個高度優(yōu)先的主題,，否則我絕對不去理會它。 ????保持專注是一個信息過度的問題,。另一個問題是信息不足,。信息充斥并不等于我們得到了想要的信息，也不等于我們與希望聯(lián)系的人保持了聯(lián)系,。我處理這一問題的方式是使用 SharePoint,，這一工具能夠生成就具體項(xiàng)目進(jìn)行協(xié)作的網(wǎng)站。這些站點(diǎn)包含有計(jì)劃,、圖表,、討論區(qū)及其他信息，公司幾乎任何人只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo),，就可以生成這樣的站點(diǎn),。 ????我馬上就要開始我的“思考周”了。5 月份我要離開公司一個星期,，閱讀微軟公司雇員準(zhǔn)備的 100 多份與微軟和未來科技有關(guān)的各種事項(xiàng)的文件,。這種事情我已經(jīng)做了至少 12 年了。過去,，這是一個完全紙面的過程,，我一個人完成所有的閱讀和評論工作。而如今整個過程都數(shù)字化了,，并且向整個公司公開?，F(xiàn)在，我可以非常有效地挑選出要讀的文件,，我可以添加所有人都可以即時看到的電子評論,。 ????微軟公司有 5 萬多人，所以任何新奇的想法出現(xiàn)在我的腦海之時,，我就把它們記下來,，例如: “嘿，在線支付系統(tǒng)前景如何,？”“有什么好辦法保留對孩子的記憶,？”然后,，人們就可以看到它們并評論說: “不，你錯了”,，或者“你不知道什么什么地方已經(jīng)做了這件事了嗎,？”SharePoint 幫助我同公司內(nèi)難以直接接觸的許多員工建立聯(lián)系。這就像是有一個可以供很多人編輯和討論的超級網(wǎng)站,，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了發(fā)送帶有附件的電子郵件這種標(biāo)準(zhǔn)做法,。而且，你所感興趣的領(lǐng)域出現(xiàn)任何新情況時,，它就會通知你,。 ????另一件對我的工作效率具有重大影響的數(shù)字工具是桌面搜索。它改變了我訪問電腦,、服務(wù)器和互聯(lián)網(wǎng)上信息的方式,。利用更大的硬盤驅(qū)動和不斷增加的帶寬，現(xiàn)在我的電腦和服務(wù)器上存有 G 級的信息,，它們形式多樣,，例如電子郵件、文檔,、媒體文件,、聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫。我并不是通過一一瀏覽文件夾來尋找我認(rèn)為包含某條信息的某一文檔,，我只需在工具欄鍵入搜索關(guān)鍵詞,，所有包含該條信息的電子郵件和文檔就都一覽無遺了。電話號碼和電子郵件地址也是一樣,。紙張?jiān)谖业娜粘９ぷ髦幸呀?jīng)作用不大,。我看到的 90% 的新聞都是從網(wǎng)上獲得，如果打算在會上記點(diǎn)東西,，我就帶著我的手寫筆記本。它與我辦公室里的機(jī)器完全實(shí)時連接,，因而我能夠訪問需要的所有文件,。我還有一個名為 OneNote 的筆記軟件，因此我的所有筆記也都是數(shù)字格式的,。 ????現(xiàn)在,，我辦公室里唯一仍然保留的非高科技設(shè)備是我的白板。我總有很多不錯的彩色白板筆,，它在我和其他人一起做頭腦風(fēng)暴時非常有用,，有時我一個人也進(jìn)行頭腦風(fēng)暴。微軟一些辦公室里的白板具有捕捉影像并將其傳送到電腦的功能,，就像是一個巨大的手寫筆記本,。目前，我還沒用這樣的白板,，但明年我很可能要裝一個?，F(xiàn)在,，如果我頭腦中出現(xiàn)什么閃亮的想法，我就拿出我的筆和手寫筆記本記錄下來,。 ????白天通常都有很多會議,。白天抽點(diǎn)時間整理思路或者回顧會議，算是一種奢侈,。有時我沒時間享受這種奢侈,。因此，孩子們睡下以后,，能夠坐在家里處理我沒來得及處理的郵件也非常不錯,。如果整個一周都非常忙碌，我就在周末發(fā)送經(jīng)過思考的長篇電子郵件,。周一早上上班的時候,，人們就會發(fā)現(xiàn)我忙了一個周末──因?yàn)樗麄儠盏胶芏嚯娮余]件,。 ????如今比爾桌面上的物件 ????硬件 ????戴爾臺式機(jī)和 Motion Tablet PC，都使用微軟的 Windows XP 系統(tǒng)軟件 ????NEC 21 英寸顯示器（一個改裝的顯卡把三個顯示屏連接成一個桌面） ????微軟無線鼠標(biāo) ????羅技攝像頭（用于視頻會議） ????軟件（均是微軟產(chǎn)品） ????Outlook（電子郵件,、日歷安排） ????SharePoint（協(xié)作） ????OneNote（做筆記） ????Communicator（實(shí)時消息,、電腦電話整合等） ????紙張 無 ????譯者: 鄭歡 相關(guān)稿件
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